Tanggal 21, 22, dan 23 kemarin di Kecamatan Rumpin dilaksanakan sosialisasi penyusunan RAPBS-P tahun 2012-2013. Masing-masing Pool satu hari. Namun karena rumitnya cara pengisiannya, maka banyak kepala sekolah, bendahara dan operator sekolah yang hadir belum sepenuhnya faham. Banyak yang bertanya pada saya tentang beberapa yang belum mereka fahami itu, akhirnya demi membantu para kepala sekolah, bendahara dan operator sekolah dalam penyusunan RAPBS- tersebut, saya mencoba menjelaskan tahap demi tahapannya, sesuai dari pengetahuan saya hasil mengikuti sosialisasi tersebut.
1. Siapkan file RAPBS tahun 2011-2012 yang sudah d—SPJ-kan sampai Triwulan 4 (Oktober-Desember) dan Bos Prov.
2. Siapkan kode sekolah.
3. Siapkan Copy master RAPBS-P yang baru.
4. Gunakan Sitem microsoff office acces2003
5. Klik copy master dua kali, atau klik kanan open.
6. Klik open
7. Pilih sekolah, beri tanda centang di kotak depan nama sekolah, enter, kemudian masukkan kode sekolah. Blog kode sekolah gunukan tombol CTRL + C, masuk ke isian kode sekolah klik proses
8. Klik RKAS dan klik di Isi Awal RKAS yang ada di atas sudut kiri fom. Pilih impor dari RKAS-P tahun lalu (Juli-Des). Akan muncul kota kecil yang ada tulisannya cari klik tulisan cari, kemudian pilih file RAPBS yang akan di-impor, kemudian klik OK.
9. Klik penerimaan, klik rincian mulai dari “Sisa tahun lalu” Rutin Gajih PNS” dan lain-lain, lakukan pengisian “jenis penerimaan” dengan meng-klik di kota depan dekat uraian penerimaannya, sesuaikan jenis penerimaannya. Lakukan itu semua pada jenis penerimaan yang ada di sekolah anda.Setelah selesai silahkan ke luar dari fom tersebut dengan mengklik tanda silang merah di sudut kanan fom.
10. Klik penggunaan, dengan tanpa mengubah uraian, volume dan nominal, isi jenis kegiatan sesuaikan dengan uraiannya. Buka satu persatu jenis penerimaanya, dan klik rinciannya.
11. Setelah selesai semua, klik RKAS-P, dan klik Isi Awal RKAS yang ada di sudut kiri atas, pilih RKAS-P dan akan muncul tulisan “buat draf baru” klik tulisan tersebut.
12. Klik penerimaan, lakukan perubahan khusus tw 6, 3, dan 4 saja.
a. Sisa tahun lalu disesuaikan dengan saldo rekening
b. Rutin gajih PNS di sesuaikan dengan slip gajih PNS paling akhir. Jumlah semua gajih PNS dari guru PNS yang ada kemudian bagi sejumlah guru, masukkan dalam harga satuan. Volumenya buat 6 bln
c. Gajih ke 13, jumlah gajih seluruh guru PNS di slip gajin tersebut masukkan seluruhnya ke harga satuan dan tw-nya ganti jadi tw 4, volumenya 1 th.
d. BOS pusat. Ganti jumlah siswa TW 6 (3 dan 4) sesuaikan dengan jumlah siswa sekarang, nilai satuannya jadi 145.000. volumenya 6 bulan
e. BOS prov, sesuaikan jumlah siswa.
f. BOS Kabupaten, adakan perubahan di uang kespek menjadi 300.000 PNS dan Honorer.
g. Dana Dekonsentrasi copy dengan cara; klik kotak hujung kiri depan uraian, control C, pindahkan kursor ke kotak paling bawah, klik kotak paling kirinya, control V. sebanyak lima kali.
h. Untuk copi yang pertama jumlah siswa disesuaikan harga satuan tetap
i. Untuk copi kedua jumlah siswa disesuaikan dengan kuwota, harga satuan 450.000
j. Untuk copi ke tiga jumlah siswa sesuaikan dengan kuwota, harga satuan 225.000
k. Semua kode tw diubah menjadi tw 4
l. Keluar dari fom ini.
13. Klik pengeluaran, lakukan perubahan:
a. Ubah yang mempunyai kode sumber dana 31, TW 5, menjadi dua TW. Copy gunakan control C dan paste kan di bawahnya dengan control V. Copy pertama jadi TW 1 dan copy ke dua jadi TW 2. Volumenya dibagi dua. Kalau volumenya 6, maka TW 1 jadi 3, TW 2 jadi 3 volumenya.
b. Semua kode 31 tw 2, baik yang awalnya memang sudah tw 2, maupun hasil perubahan dari tw 5, ganti kode sumber dananya dengan kode 10 (Sisa Tahun Lalu)
c. Lakukan perubahan itu dengan membuka satu persatu form dan mengklik rinsiannya.
d. Setelelah selesai semua, keluar dari fom ini, dan periksa balans. Pasti pada Sisa Tahun lalu tw 2- berwarna merah. Dan pada BOS Pusat Akan berwarna hitam.
e. Keluar dari periksa balan. Kembali klik penerimaan. Klik rincian BOS pusat. Kode TW 5 bagi dua. Copy dengan control C dan paste dengan control V di bagian paling bawah. Copy pertama jadi tw 1 dan copy ke 2 jadi tw 2. Ubah volumenya di tw 1 dan 2 perubahan jadi 3. Kode sumber dana khusus tw 2 ganti dengan kode 10.
f. Kembali periksa balans. Jika pada kota balans sisa tahun lalu masih ada sisa dengan nominal berwarna hitam, rencanakan dipengeluaran sejumlah nominal yang tertera.
g. Periksa balans BOS pusat, kalau sudah benar maka akan nol di tw 2. Sedangkan tw 3, 4 akan tertera sejumlah nominal berawarna hitam.
h. Realisasikan tw 3 dan 4 dengan membuka fom pengeluaran, klik rincian masing-masing rencana pengeluaran.
i. Jika rencana pengeluaran yang sudah ada tidak akan dipakai, ganti volume dengan nol (0). Jika akan menambah gunakan kotak paling bawah.
j. Selalu periksa balans, hingga hasilnya nol (atau kalau mau dibuat saldo di tw 3, tw 4-nya harus merah sejumlah saldo tw 3)
k. Lakukan juga perubahan untuk tw 4, hingga periksa balans semuanya no (0)
14. Lakukan perubahan pada pengeluaran gajih PNS, BOS Prov, BOS Kabupaten dan Dana Dekonsetrasi, sesuaikan dengan penerimaannya.
15. Periksa balans sisa tahun lalu (0) semua Bos Pusat (0) semua, Gaji Rutin PNS (0) semua, Bos Pro (0) semua dan Dana Dekonsentrasi (0) semua.
16. Laku perubahan data sekolah dengan klik data sekolah. Sesuaikan semuanya dengan mengubah manual di fom tersebut. Jumlah siswa, nomor rekening, tanggal perubahan RAPBS, dll.
17. Setelah selesai, keluar dari fom ini. Lalu klik tombil penggunaan, di sudur kiri atas ada tulisan kecil RKAS, klik dan prins semua yang tertera dalam tombol pilihan di situ masing-masing dua lembar. Kalau ingin ada arsip di sekolah prins tiga lembar. Jilid, dua berkas di bawa ke kantor UPTK, serahkan ke Bapak Sarmili.
Terima kasih, moga bermanfaat.
